Casestudy: Implementatie van een WordPress-plug-in voor het boeken van afspraken voor 'CityHealth Clinic'

wordpress appointment booking plugin

Invoering

CityHealth Clinic is een multidisciplinair zorgcentrum dat een verscheidenheid aan medische diensten aanbiedt. Naarmate de kliniek haar diensten en personeel uitbreidde, werd het steeds moeilijker om afspraken handmatig of via e-mail/telefoon te beheren. Om hun activiteiten te stroomlijnen en een superieure klantervaring te bieden, besloten ze een online systeem voor het boeken van afspraken te implementeren. Na verschillende platforms te hebben overwogen, kozen ze voor een WordPress Appointment Booking Plugin.

Doelstellingen

  1. Om de administratieve werklast met betrekking tot het boeken van afspraken te verminderen
  2. Om de patiënttevredenheid te verbeteren door een intuïtieve boekingsinterface te bieden
  3. Om de frequentie van no-shows en annuleringen te minimaliseren
  4. Om eenvoudige tracking en analyse mogelijk te maken

Selectiecriteria

  • Gebruiksvriendelijkheid voor zowel beheerders als eindgebruikers
  • Integratiemogelijkheden met Google Agenda en systemen voor elektronische medische dossiers (EPD).
  • Aanpassingsmogelijkheden om tegemoet te komen aan verschillende soorten afspraken en diensten
  • Kosten efficiëntie
  • Technische ondersteuning en communityrecensies

Oplossing gekozen

Na meerdere opties te hebben onderzocht, besloot CityHealth Clinic een plug-in voor het boeken van WordPress-afspraken te ontwikkelen. De beslissing was gebaseerd op de uitgebreide functieset van de plug-in, de hoge gebruikersbeoordelingen en de flexibiliteit die deze bood.

Implementatie

Fase 1: Planning en maatwerk (week 1)

  • Identificatie van verschillende diensten en afspraaktypes
  • Beschikbaarheid van personeel en tijdslots configureren
  • Notificatiesystemen instellen (e-mail- en sms-herinneringen)

Fase 2: Testen (week 2)

  • Interne tests onder het personeel om eventuele haperingen in het systeem te identificeren
  • Feedback verzamelen en daaropvolgende aanpassingen

Fase 3: Implementatie (week 3)

  • Trainen van personeel in het beheer van het systeem
  • Officiële lancering van het online boekingssysteem
  • Aankondiging aan bestaande patiënten via e-mail en sociale media

Fase 4: Monitoring en aanpassingen (week 4 en verder)

  • Gebruiksanalyses monitoren
  • Aanpassingen maken op basis van feedback en analyses van klanten

Resultaten

  • 30% vermindering van de administratieve werklast
  • 25% minder no-shows op afspraken dankzij geautomatiseerde herinneringen
  • 15% stijging van het aantal nieuwe patiëntenregistraties binnen de eerste maand na implementatie
  • Hoge klanttevredenheidscijfers, waarbij 95% van de patiënten het nieuwe systeem als 'Gemakkelijk' of 'Zeer eenvoudig' in gebruik beoordeelt
  • Maakte een betere personeelstoewijzing en resourceplanning mogelijk

Toekomstige verbeteringen

  • Integratie met telegeneeskundeplatforms
  • Introductie van een loyaliteitsprogramma via het boekingsplatform
  • Uitbreiding van analysemogelijkheden

Conclusie

De implementatie van de WordPress Appointment Booking Plugin heeft het afsprakenbeheerproces van CityHealth Clinic aanzienlijk gestroomlijnd. Het heeft niet alleen de administratieve lasten verminderd, maar ook geleid tot een duidelijke verbetering van de patiënttevredenheid en de operationele efficiëntie.