Kasusstudie: Implementering av et WordPress-plugin for avtalebestilling for 'CityHealth Clinic'

wordpress appointment booking plugin

Introduksjon

CityHealth Clinic er et tverrfaglig helsesenter som tilbyr en rekke medisinske tjenester. Etter hvert som klinikken utvidet sine tjenester og ansatte, ble det stadig vanskeligere å administrere avtaler manuelt eller via e-post/telefon. For å effektivisere driften og gi en overlegen kundeopplevelse, bestemte de seg for å implementere et online avtalebestillingssystem. Etter å ha vurdert ulike plattformer, valgte de en WordPress Appointment Booking Plugin.

Mål

  1. For å redusere administrativ arbeidsbelastning knyttet til timebestilling
  2. For å forbedre pasienttilfredsheten ved å tilby et intuitivt bestillingsgrensesnitt
  3. For å minimere hyppigheten av manglende oppmøte og kanselleringer
  4. For å lette enkel sporing og analyser

Utvalgskriterier

  • Brukervennlighet for både administratorer og sluttbrukere
  • Integreringsmuligheter med Google Kalender og elektroniske helsejournalsystemer (EPJ).
  • Tilpasningsmuligheter for å imøtekomme ulike typer avtaler og tjenester
  • Kostnadseffektivitet
  • Teknisk støtte og fellesskapsanmeldelser

Løsning valgt

Etter å ha undersøkt flere alternativer, bestemte CityHealth Clinic seg for en utvikling av en WordPress-plugin for avtalebestilling. Beslutningen var basert på pluginens omfattende funksjonssett, høye brukervurderinger og fleksibiliteten den ga.

Gjennomføring

Fase 1: Planlegging og tilpasning (uke 1)

  • Identifikasjon av ulike tjenester og avtaletyper
  • Konfigurere personaltilgjengelighet og tidsluker
  • Sette opp varslingssystemer (e-post- og SMS-påminnelser)

Fase 2: Testing (uke 2)

  • Intern testing blant ansatte for å identifisere eventuelle problemer i systemet
  • Tilbakemeldingsinnsamling og påfølgende justeringer

Fase 3: Implementering (uke 3)

  • Opplæring av ansatte i hvordan de skal administrere systemet
  • Offisielt lansering av online bookingsystem
  • Kunngjøring til eksisterende pasienter via e-post og sosiale medier

Fase 4: Overvåking og justeringer (uke 4 og utover)

  • Overvåking av bruksanalyse
  • Foreta justeringer basert på tilbakemeldinger fra kunder og analyser

Resultater

  • 30 % reduksjon i administrativ arbeidsmengde
  • 25 % reduksjon i manglende avtaler på grunn av automatiske påminnelser
  • 15 % økning i nye pasientregistreringer innen første måned etter implementering
  • Høy kundetilfredshet, med 95 % av pasientene som vurderer det nye systemet som "Enkelt" eller "Veldig enkelt" å bruke
  • Muliggjorde bedre personalallokering og ressursplanlegging

Fremtidige forbedringer

  • Integrasjon med telemedisinske plattformer
  • Introduserer et lojalitetsprogram gjennom bookingplattformen
  • Utvidelse av analysefunksjoner

Konklusjon

Implementeringen av WordPress Appointment Booking Plugin, har betydelig strømlinjeformet CityHealth Clinic sin avtaleadministrasjonsprosess. Det har ikke bare redusert administrativ byrde, men også ført til en markant forbedring av pasienttilfredshet og operasjonell effektivitet.